Het omstandigheidsverlof biedt personeelsleden de mogelijkheid op het werk afwezig te zijn bij sommige familiale gebeurtenissen.

Het omstandigheidsverlof is een recht, waardoor de gevraagde periodes niet kunnen worden geweigerd door de onmiddellijke chef indien men aan de toekenningsvoorwaarden voldoet. De dagen omstandigheidsverlof geven recht op loon en worden gelijkgeschakeld met effectieve prestaties voor het bepalen van het vakantiegeld en de eindejaarstoelage. Deze dagen worden beschouwd als dienstactiviteit en het personeelslid behoudt dus zijn geldelijke anciënniteit en zijn bedrijfsanciënniteit.

Duur

De duur van het omstandigheidsverlof is steeds gelijk aan de duur van de prestaties die het personeelslid had moeten verrichten op de dagen waarop hij of zij het omstandigheidsverlof neemt. Deze dagen kunnen nooit per halve dagen worden opgenomen. De duur van het omstandigheidsverlof mag wel worden opgesplitst binnen een periode van vijf werkdagen vóór of na de gebeurtenis die het verlof rechtvaardigt. Er is een uitzondering hierop: in geval van priesterwijding of intrede in een klooster moet het omstandigheidsverlof worden genomen op de dag van de ceremonie.
Een afwezigheid wordt niet aangerekend als omstandigheidverlof als deze samenvalt met de wekelijkse inactiviteitsdag, een zon- of feestdag. Voor een personeelslid dat titularis is van een LS-dienst wordt de afwezigheid op zaterdag wel aangerekend als omstandigheidsverlof.
De omstandigheidsverloven zijn ook van toepassing op de statutaire personeelsleden met een mandaat en dit voor de duur van het mandaat.

Toekenningsvoorwaarden

De graden van bloed- en aanverwantschap zijn
- eerste graad: de ouders en de kinderen van het personeelslid of van zijn of haar echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner.
- tweede graad: de grootouders, broers, zussen, halfbroers, halfzussen en de kleinkinderen van het personeelslid of van zijn of haar echtgeno(o)t(e) of wettelijk samenwonende partner, evenals hun echtgenoten(s) of wettelijk samenwonende partners.

Omstandigheidsverlof kan worden toegekend naar aanleiding van een van de volgende gebeurtenissen en binnen de volgende grenzen (zie bijlage)

Het personeelslid moet de feiten of omstandigheden die een omstandigheidsverlof rechtvaardigen, bewijzen met een attest of om het even welk ander bewijsmiddel. Het omstandigheidsverlof wordt aangevraagd met het verlofblad in de procedure 'Verlofblad' of via eHR in de procedure 'On line'.

Wanneer geen recht op omstandigheidsverlof?

Indien een personeelslid zich op de dag van de gebeurtenis en tot uiterlijk vijf werkdagen erna, in één van de hierna volgende toestanden bevindt, vervalt het recht op omstandigheidsverlof:
- afwezigheden wegens ziekte of gebrekkigheid, wegens arbeidsongeval of ongeval op de weg van of naar het werk.
- moederschapsrust, ouderschapsverlof.
- militair verlof, verplicht politiek verlof.
- loopbaanonderbreking, verlof zonder wedde.
- verlof voor het verlenen van bijstand aan zwaar zieke gezins- of familieleden, palliatief verlof.
- verlof voor verminderde prestaties wegens persoonlijke aangelegenheden.
- verlof wegens opdracht.

Bij deeltijdse prestaties

Indien de gebeurtenis zich voordoet tijdens een periode van deeltijdse arbeid wordt de duur van het verlof in evenredige mate verminderd. Onder de periode van deeltijdse arbeid dient te worden verstaan:
- het verlof voor verminderde prestaties wegens persoonlijke aangelegenheden, wegens ziekte of gebrekkigheid, wegens arbeidsongeval of ongeval op de weg van of naar het werk.
- een onvolledige tewerkstelling (dienst of arbeidsovereenkomst).
- deeltijdse loopbaanonderbreking (1/2 of 4/5).
Wanneer het aantal dagen na evenredige vermindering geen geheel getal is, wordt het afgerond naar de hogere eenheid. Bijvoorbeeld: een personeelslid met verlof voor verminderde prestaties wegens persoonlijke aangelegenheid 4/5 vraagt omstandigheidsverlof voor zijn huwelijk. De twee dagen moeten dus met 1/5 worden verminderd. Door de afronding naar de hogere eenheid heeft het personeelslid recht op twee werkdagen omstandigheidsverlof.

Een onvolledig tewerkgesteld personeelslid met dagelijkse prestaties heeft recht op het voorziene aantal dagen omstandigheidsverlof, ter waarde van de prestaties die hij op die dag zou verrichten. Als hij dus 5 uur per dag werkt, dan heeft hij bij overlijden van zijn wettelijk samenwonende partner recht op 4 dagen van 5 uur per dag.
Wanneer een onvolledig tewerkgesteld personeelslid 1 week op 2 werkt, dan wordt het verlof in evenredige mate verminderd en eventueel afgerond naar de hogere eenheid. Bij overlijden van zijn wettelijk samenwonende partner heeft hij dus recht op 2 dagen (= 4 dagen:2) van 7.36 uur per dag.

Gebeurtenis tijdens vrije periode

Indien de gebeurtenis zich voordoet gedurende een vrije periode ten gevolge van onvolledige of deeltijdse tewerkstelling, dan kan het personeelslid het omstandigheidsverlof opnemen tot en met de vijfde werkdag volgend op de dag van de gebeurtenis. Bijvoorbeeld: een personeelslid is met halftijdse loopbaanonderbreking in het stelsel 1 week op 2. Zijn vader overlijdt op dinsdag tijdens zijn vrije week. De betrokkene kan, al dan niet aaneensluitend, 2 dagen omstandigheidsverlof nemen tot en met dinsdag van de daaropvolgende week waarin hij prestaties moet leveren.